Toda empresa tiene documentos jurídicos. Estatutos, RUC, contratos, memos, reglamentos, notificaciones laborales, documentos notarizados e, incluso, sentencias. Sin embargo, su manejo, resguardo y archivo a veces es descuidado. Esto ocasiona ineficiencias que resultan en pérdidas de tiempo y recursos. Por eso, te dejamos cuatro recomendaciones de cómo manejar tus documentos jurídicos.

Crea un sistema para organizarlos
Esta es la opción más básica y efectiva para manejar tus documentos. Organízalos según la fecha y el tema del documento jurídico. Crea carpetas para los asuntos laborales, societarios, contractuales, tributarios y otras para cada notificación y proceso judicial o administrativo. Después organiza por la fecha de notificación o creación del documento. Esta es una organización útil y sencilla de implementar.
Ponle número o un nombre
Depende del tipo de empresa que lideres, vas a manejar distintas clases y volumen de documentos. Comunicaciones internas, contratos y notificaciones administrativas pueden desbordar tu papelera. Por ello, a veces es importante darle un número o nombre a cada documento jurídico. Esta nueva identificación es el nombre personal del documento y sirve para ubicarlo, registrarlo y coomo referencia interna y externa.
Ambos, físico y digital
Los documentos se pierden, desgastan y rompen; a la final solo son un trozo de papel. Pero un trozo de papel con mucho valor. Por ello, la mejor recomendación es tener siempre dos versiones del documento, una física y una digital. De esta manera, tus documentos siempre estarán al alcance de cualquier colaborador y disponibles inmediatamente.
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Implementa un proceso para registrarlos
Todas estas recomendaciones deben ser incluidas en un proceso interno para que tus empleados las implementen. Si bien, el manejo y cuidado la documentación responde a sentido común, es bueno tener un proceso establecido. DRETA te ayuda a crear este proceso e implementar sistemas de organización, denominaciones y digitalización de tus documentos jurídicos.
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